こんにちわ。sakuranokiiです。
博士課程に興味がある方はこんな悩みをお持ちではないでしょうか？
英語が苦手で英語のメールを書くのが億劫…
英文メールで使える例文のまとめがあればなぁ…
博士課程に進学すると英語でメールを書く機会も訪れると思います。
特に、海外留学される方は先方の研究室とメールで頻繁にやりとりするので、英語でメールを書くスキルは必須です。
英語が苦手な方にとって、メールを英語で書くのは大変に思えるかもしれませんが、典型的な文章を覚えればそこまで難しくありません。
というわけで、本記事の内容は下記です。
●テーマ
海外留学を経験した筆者が当時の体験をもとに英文メールで使える例文をまとめて伝える
●主旨
英文メールの典型例を知ることで英語でメールを書くことへの抵抗をなくしてほしい
●読んでほしい人
博士課程に在籍中の方(特に海外留学予定の方)、英語が苦手な大学院生
留学前の受入先教授とのメール
留学前のメールのやりとりってどんな感じ？
筆者が留学時に書いた英文メールを振り返りつつ、英語でのメールの書き方も解説します。
まずは、留学前の受入先教授とのやりとりについてご紹介します。
〇留学可能かの打診
留学先の教授との一番最初のコンタクトは教授の先生が行いますが、参考になる部分もあるのでメールの例文を載せておきます。
宛先：受入先教授
件名：Possibility of Visiting Researcher in your group for 3 months (my student)
Dear Prof. ○○ ○○1)
I am writing to you because I wonder whether you could have an opening for visiting researcher in your group. A student in our group hopes to study in your laboratory.2)
His name is 〇〇 〇〇, a first year of doctoral course student (PhD candidate). He has been working in our group for four years and has researched 〇〇. He has already published one full paper and he is writing two articles now in progress.3) He is very interested in your chemistry and introduced your papers to our members in a group meeting.
He will apply for Research Training Award, 〇〇(奨学金のプログラム名称) to obtain the funds for transportation and staying in your group. To apply for this program, he needs your agreement for accepting him. If he does not win this award, he plans to apply for other funding award.4)
He would like to stay in your group for 3 months. According to the regulation of Research Training Award, he hopes to visit between November 2017 and March 2018.5)
I look forward to hearing from you.6)
Sincerely yours,7)
〇〇 〇〇, Ph.D. Professor
大学名8)
住所9)
Phone: 〇〇10)
E-mail: 〇〇
1)敬称はProf.で。面識がないのでフルネームが無難。
2)初めに留学に行きたいというメールの目的を伝える
3)受け入れていただけるように研究実績を強調する
4)奨学金の応募状況は伝えておく。少なくとも滞在に必要な資金はこちらで何とかできることを伝えておくべき。
5)滞在予定期間もざっくり伝えておく
6)最後の1文によく使う典型文。覚えておくと便利。
7)「敬具」を意味する言葉。やや硬い表現で面識のない相手に丁度良い。
8)大学名は専攻名⇒研究科名⇒大学名の順番で書く
9)住所は番地⇒区町村⇒市⇒都道府県⇒郵便番号⇒国名の順番で書く(日本語表記と真逆の順)
10)電話番号の頭には+81(国番号)を忘れずに
○受け入れてくれたことへのお礼＆今後の予定の連絡
2通目以降のメールのやりとりは学生が担当しましょう。
宛先：受入先教授
CC：受入先研究室の秘書、自分の研究室の教授
件名：Possibility of Visiting Researcher in your group for 3 months (my student)
Dear Prof. ○○ ○○
Thank you very much for accepting me. I am pleasure to work hard in your laboratory.1)
I am applying for a Research Training Award to obtain the funds. I will contact to you before summer and tell you the schedule of the stay in your lab (three months).2)
I would like your secretary to help me to find accommodation. Thank you for sending me the information.3)
I believe that I can stay for up to 3 months without visa, but I am wondering if I can pass immigration examination easily. Please tell me know the visa things if possible.4)
I am looking forward to working in your group.
Yours sincerely,5)
○○ ○○
大学名
E-mail: 〇〇
1)受け入れてくれたことへのお礼をまず伝える
2)今後の予定(いつ詳細な予定が分かるかなど)を伝える
3)宿泊先探しを先方の秘書さんが手伝ってくれるとのことだったのでそのお礼を伝えた。宿泊先は先方の研究室で寮の1室を用意してくれる場合もある。
4)ビザに関して不安なことがあったので質問してみた。心配なことがあれば早めに聞いておいた方が良い。質問する際には「I am wondering 〇〇」と言う表現が便利。
5)「Sincerely yours,」と同義
○滞在予定期間の相談＆奨学金申請書作成に関する相談
宛先：受入先教授
CC：受入先研究室の秘書、自分の研究室の教授
件名：The period of my stay and the research proposal in your group
Dear Prof. 〇〇 〇〇
I would like to ask you two things.
1) The period of my stay in your group should be decided. I hope to visit for 3 months from November 1st 2017 to January 29th 2018. It is a tentative schedule and can be re-scheduled.1) Please let me know your opinion.
2) I am now preparing an application for 〇〇(奨学金の名称). The research proposal in your group should be filled in the application.2) If I discuss with you about the proposal, the evaluation would be higher. (The pre-discussion is not necessary, but preferable.) I would like to propose my idea (attached PDF file). If possible, please check it and give me an advice. Of course, you do not have to accept my idea. If you have a research topic for me, could you tell me the idea? I am willing to write it in the application. If you want to keep your idea a secret, I would describe my original idea just for submission of the application.
As I told you, even if the application is failed, I will join your lab at the same period.3)
I look forward to hearing from you.
Sincerely yours,
○○ ○○
大学名
E-mail: 〇〇
1)具体的な滞在予定期間は決まり次第すぐに伝える。修正可能であればその旨も伝える。
2)奨学金申請のために滞在先での研究テーマの記載が必要であったので何を書くか相談した
3)奨学金に落ちた場合の対応についてもあらかじめ伝えておくべき
○奨学金の結果報告＆最初の訪問日時の相談
宛先：受入先教授
CC：受入先研究室の秘書、自分の研究室の教授
件名：Detail date and time of my first visit
Dear Prof. 〇〇 〇〇
Unfortunately, the application for 〇〇(奨学金の名称) was failed. However, I have already obtained another financial support so that I can spend 3 months in your laboratory as scheduled.1)
I have reserved my airplane ticket and decided accommodation. I shall arrive in 〇〇 at 6:00 p.m. on 1 November. Because it is late at night, I will visit your laboratory at 9:00 a.m. on 2 November.2)
Could you tell me whether this schedule of my first visit is fine or not? If you have a convenient time period, I will visit at that time.3)
Sincerely yours,
○○ ○○
大学名
E-mail: 〇〇
1)奨学金の合否と今後どうするのかを伝えておく
2)具体的な訪問初日の日時について相談
3)都合の良い時間帯があるなら合わせる旨も伝えておくと丁寧
○迎えの学生を派遣してくれることへのお礼＆飛行機の情報と住所の連絡
筆者の場合、上記に件については秘書さんから連絡があったので秘書さんに返信しています。教授から連絡が来たらもちろん教授に返信でOKです。
宛先：受入先研究室の秘書
CC：受入先教授、自分の研究室の教授
件名：Detail date and time of my first visit
Dear Ms. 〇〇1)
Thank you very much for arranging for a member of your laboratory to help me.2)
My flight number is XXXXXX (〇〇)3). I shall arrive at 〇〇 airport.
I send you the address of my accommodation.
〇〇(住所を記載)4)
I look forward to hearing from you.
Sincerely yours,
〇〇 〇〇
大学名
E-mail: 〇〇
1)秘書さん相手の場合の敬称はMsかMrで
2)現地学生を迎えに出してくれることへのお礼をまず伝える
3)現地学生が迎えに行くために必要な情報としてフライトナンバーと空港名を伝えた。(〇〇)には空港会社を併記した。
4)学生が宿泊先まで案内してくれるとのことだったので住所も伝えた。
何度もやり取りするのは向こうも大変なので、1回のメールの情報量は多めにした方が良いと思います。
また、すぐに返信できる内容のメールであればすぐに返信しましょう。
時差の都合上、タイミングが悪いと長期間返事をしていない状況になってしまいますし、そもそも教授の先生は多忙です。
話を自分で止めてしまうのは避けた方が良いですよ。
宿泊先の大家さんの連絡先はきちんと把握しておきましょう。事前に待ち合わせ時間を決めていても、慣れない環境なので遅刻する可能性も十分あり得ます。何かの時にすぐに連絡が取れるようにメールアドレスや電話番号を携帯に登録しておきましょう。
留学前の現地学生とのメール
現地学生とはどんな英文メールでやりとりしたの？
次に、留学前の現地学生とのやりとりについてご紹介します。
○面倒を見てくれることへのお礼＆入国後の連絡方法相談
宛先：受入先研究室の学生
CC：受入先教授、受入先研究室の秘書、自分の研究室の教授
件名：Airport pickup and your stay in 〇〇
Dear Mr. 〇〇1)
Thank you for hosting me during my stay in 〇〇.2) That is very reassuring to me.
I will contact you by WhatsApp as soon as I arrive at 〇〇 airport.3)
I read your very interesting paper. I am ready to discuss with you and Prof. 〇〇 for my research topic.4)
I am looking forward to working with you.
Sincerely yours,
〇〇 〇〇
大学名
E-mail: 〇〇
1)学生相手でも敬称はつける
2)面倒を見てくれることへのお礼
3)空港到着後の連絡手段を伝えておく。WhatsAppについては下記コメント参照。
4)担当テーマに関する論文を紹介されたので読んで感想を述べた
○出発前日のやりとり
宛先：受入先研究室の学生
CC：受入先教授、受入先研究室の秘書、自分の研究室の教授
件名：Airport pickup and your stay in 〇〇
Hi 〇〇1)
I am preparing for my travel now.
Thank you for informing me about the weather in 〇〇.2) I will bring a winter coat.
My mobile phone number is 〇〇.3)
I will contact you when I arrive at 〇〇 airport.
I am looking forward to seeing you on tomorrow.
With best regards,4)
〇〇 〇〇
1)相手が下の名前で呼んで来たらこちらも下の名前で返しましょう
2)「Thank you for informing me about 〇〇」はメールでよく使う表現
3)携帯番号にも国番号(+81)を忘れずに
4)「敬具」の意味だが「Sincerely yours,」よりかみ砕いた表現
○空港到着後のやり取り
宛先：受入先研究室の学生
件名：Airport pickup and your stay in 〇〇
Hi 〇〇
I just arrived at 〇〇 airport.1)
I am now waiting for my luggage.
Could you meet at the exit of the boarding gate?2)
With best regards,
〇〇 〇〇
1)荷物の到着を待つ間に空港に着いたことをすぐに連絡する
2)待ち合わせ場所の打診もしておく
*パソコンが使えないならWhatsApps等のアプリで連絡しよう
学生相手ならややかみ砕いた表現を使ってやり取りしても良いかと思います。
質問もしやすいので、現地の研究室生活で気になることがあれば質問しておきましょう。
留学先ではパソコンが使えない時は「WhatsApp」というアプリを使って現地学生と連絡していました。日本のLineみたいなSNSアプリですね。入国したことを迎えに来た学生に知らせる際に便利ですよ。
留学後に送ったメール
留学後にはお礼のメールを送ると思うけど、どんな内容が良いか教えてほしい！
留学が終わり無事帰国した後は、できるだけ早いタイミングでお世話になったことへのお礼のメールを出しましょう。
お礼のメールは教授や秘書さん宛だけでなく、学生相手にも送りましょう。
○教授や秘書さんへのお礼
宛先：受入先研究室の教授、秘書
件名：Thank you for the last three months
Dear Prof. 〇〇, Ms. 〇〇
I just arrived at my accommodation in the Japan.
Thank you very much for taking care of me for the last three months.1)
I also really appreciate your support and kindness.
Because of that, I had a great time in 〇〇.
I am proud to be concerned with your current research.2)
I think that these three months made me grow.
I look forward to seeing you somewhere.3)
Sincerely yours,
〇〇 〇〇
1)留学中はお世話になったこと、親切にしてくれたことへのお礼をまず言う
2)最新の研究に携われたことへの感謝を述べる
3)さようならを言うときによく使う表現
○現地学生へのお礼
宛先：受入先研究室の学生全員
件名：Thank you for the last three months
Dear 〇〇 lab students
I just arrived at my accommodation in the Japan.
Thank you for taking care of me for the last three months.1)
I have spent wonderful days in your lab because you are always kind for me.2)
I have learned a lot of thing such as your knowledge of 〇〇 and 〇〇 culture.
These three months are great memory for me.
If you visit to the Japan, I will guide you to recommended sightseeing spots.
I look forward to seeing you again.3)
With best wishes,4)
〇〇 〇〇
1)留学中にお世話になったことへのお礼をまず言う
2)留学中の感想は何を言っても自由ですがポジティブなことを言いましょう(笑)
3)結びの文には次に会う機会の話をするのが鉄板
4)「ご多幸をお祈りいたします」の意味。結びの言葉によく使う。
お世話になったことへのお礼を全員に伝えることで、自分自身だけでなく日本人自体の印象が良くなります。
不義理な行動をすると次に来る日本人留学生に迷惑がかかるかもしれませんので、お礼のメールを送ることはとても大切ですよ。
留学関係以外だと、外国の先生に共著者になってもらうために英文メールのやり取りをしたことがあります。留学時のメールのやり取りで鍛えられた英語スキルがそのときには活きましたね。
参考になる書籍紹介
英文メールを書く上で参考になる書籍ってないの？
最後に、筆者が実際に使っていた英文メールを書く上で参考になった書籍をご紹介します。
筆者は「科学者のための英文手紙の書き方」という書籍を使っていました。
![[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]](https://hbb.afl.rakuten.co.jp/hgb/1f2148bd.dea0b621.1f2148be.cdf06ed0/?me_id=1213310&item_id=10109795&pc=https%3A%2F%2Fthumbnail.image.rakuten.co.jp%2F%400_mall%2Fbook%2Fcabinet%2Fnoimage_01.gif%3F_ex%3D240x240&s=240x240&t=picttext "[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]")
科学者が英文メールを書く機会に特化した書籍なので記載の文例は身近なものが多いです。
そのため、例文がほぼそのまま使えるのは便利でしたね。
また、例文が豊富で様々なシチュエーションに対応している点もうれしいです。
筆者と同じく海外留学する方、または大学教員になることを考えている方は重宝すると思います。
購入を検討してみてはいかがでしょうか？
最近はグローバル展開する企業も多く、英語でメールを書くスキルは社会に出てからも活きてきます。外国企業がメイン顧客の部署では先方とのメールのやり取りは英語ですることになりますからね。
まとめ
いかがでしたでしょうか？本記事の内容をまとめると下記のとおりです。
●何度もやり取りするのはお互い大変なので1回のメールの情報量は多めにした方が良い
●学生相手ならややかみ砕いた表現を使ってやり取りしても良い
●日本人の印象が良くなるのでお礼のメールは教授や秘書宛だけでなく学生相手にも送る
●「科学者のための英文手紙の書き方」という書籍が英文メールを書くのにお勧め
実際に書いてみるのが英文メールの作成スキルを上げる一番の方法です。
外国人にメールをする機会があれば積極的に活用しましょう。
最初は簡単なことを伝えるだけでもスムーズに書けずもどかしいかもしれません。
ですが、本記事で述べた例文を参考にしながら1通1通丁寧に仕上げてください。
その積み重ねで英文メールの型を身に付ければ、英語でメールを書くことへの抵抗はなくなると思いますよ。
以上、ご参考になれば幸いです。
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